Административни документи

Този компонент от Antipodes.Cubes е създаден с цел да улесни фирмената администрация, да я превърне от досадна пречка - в инструмент за улесняване работата на екипите и повишаване на тяхната ефективност, както и да оптимизира документооборота, спестявайки разходи и време на служителите и ръководството.

Модулът управлява всички процеси, свързани с администрацията

  • Служебни аванси, тяхното изплащане и отчитане;
  • Командировки на служители, свързаните с тях финанси и отчети;
  • Отпуски;
  • Всички входящи и изходящи документи с партньори, клиенти и държавни институции;
  • Обменът на документация между отделите.

Модулът за административни документи решава няколко проблема, типични за традиционното администриране на фирмени дейности. От една страна той гарантира лесен достъп до всеки документ, точно в момента, в който Ви потрябва, при това през всяко устройство за достъп до интернет, без значение дали се намирате в офиса, в улично задръстване, на летището или дори на плажа. Вече не е необходимо да сте в офиса си и да ровите из папките и шкафовете, за да го откриете. Всъщност документите са лесно достъпни в контекста на задачите и процесите, с които са свързани, и каквото и да прави всеки отделен член на екипа, системата се грижи той да разполага с връзка към нужните в работата му документи.

В допълнение модулът автоматизира одобрението на документи от оторизираните за това служители, както и администрирането на най-често срещаните бизнес процеси в организацията:

Служебни аванси

Системата ни позволява регистриране и осчетоводяване на авансови плащания към Ваши служители (подотчетни лица) и води баланс на средствата, които всеки от тях е получил.

  • Работа и салда с неограничен брой валути
  • Автоматично превалутиране
  • Уведомление за изплащане и отчитане

Командировки

Интегрираните процеси за изчисляване на дневни разходи, избиране на заместници и одобрение на документите, за максимално улеснение на организацията на едно работно пътуване. 

  • Номенклатури
  • Заместващи служители
  • Интегрираност с модули Финанси и Счетоводство

Отпуски

Mолбите за отпуск стигат до ръководния персонал и до административния отдел с максимална дискретност и ефикасност, като през тази функционалност е нужно само едно натискане на мишката за тяхното одобрение.

  • Автоматично изчисляване на неизползвани дни от минали години
  • Неограничен брой типове отпуски
  • Лимити по служители по типове отпуски

Заместващи служители

При отсъствието на Ваш служител, системата може да делегира неговите права и задължения във фирмата на друг служител, който ще ги изпълнява за периода, като вие само трябва да посочите на кого. 

  • Одобрение на заместването
  • Делегиране на права

Зелена инициатива

Друго важно предимство е фактът, че модул Административни документи спестява разходи за хартия, архивни помещения и всички допълнителни ресурси свързани с това. На практика, внедрявайки нашата BPM система, Вие преминавате към модела на изцяло безхартиения офис, при който фирмената информация е много по-добре защитена, много по-лесна за управление и достъп, и значително по-евтина за поддръжка. Не на последно място спестяването на хартия намалява отпечатъка от дейността на компанията Ви върху околната среда. Този подход спомага за елиминиране на грешки, като генерирането на един и същ документ два пъти, загубата на документи и др., което допълнително спестява време и оптимизира работата на служителите.